Trước khi đưa hàng vào cảng hoặc tại thời điểm đăng ký tờ khai xuất khẩu (tại thời điểm này thông thường doanh nghiệp không có số vận đơn), doanh nghiệp thông qua hệ thống khai hải quan hoặc cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến để lấy số định danh cho lô hàng và khai vào ô chỉ tiêu thông tin số 2.24 “ Số vận đơn” trên tờ khai xuất khẩu
